25 de pași pentru sistematizarea afacerii.

În secolul 21 suntem mereu în goana după automatizare și sistematizare. Tuturor ne place cînd întreprinderea noastră funcționează fără noi, iar deseori ne punem întrebarea cum să facem asta.

Afacerea trebuie văzută ca un sistem sau ca un mecanism care funcționează ca un ceas. Un departament mișcă al departament.

Am definit câțiva pași pentru sistematizarea afacerii care o gestionați:

  1. Definirea scopului întreprinderii.
    Scopul întreprinderii deobicei este unul global, foarte mare, care este destul de greu de realizat în primii ani de activitate. Scopul este o viziune de lungă durată, care stă la baza motivației fondatorilor,tuturor angajaților și celor din jur. O filozofie care rezolvă o problemă globală.
  2. Elaborarea planului de acțiuni.
    Planificarea în general este un lucru migălos care consumă mult timp, dar o dată ce e planificat totul, acesta e drumul și ghidul spre atingerea scopului. Recomandăm ca acest plan să fie: pe un an, pe o lună, pe o săptămînă. Planificarea indicatorilor trebuie să fie pentru fiecare departament în parte.
  3. Crearea Organigramei companiei.
    Organigrama companiei este un aspect vital cînd entitatea crește. Organigrama organizează angajații pe departamente și funcții, iar fiecare poziție își cunoaște bine scopul și procedura de atingere a acestuia.
    O companie organizată trebuie să îndeplinească cîteva funcții: Resurse umane, Promovare, Vânzări, Finanțe, Producere, Calitate, PR.
  4. Planificarea Financiară.
    Fluxul financiar este factorul vital în cadrul companiei, iar planificarea financiară ghidul. Este bine să facem previziuni financiare, un scenariu perfect și respectiv să-l comparăm la fiecare perioadă cu realitatea. La moment prin tehnologiile avansate este posibil să ținem pulsul chiar la zi sau la oră, astfel departamentul financiar poate schimba/influența vectorul, preveni pierderi și „apăsa” un departament sau altul pentru corecția direcției.
  5. Elaborarea sistemului de remunerare a personalului.
    Personalul trebuie să fie remunerat în dependență de rezultate. Acesta nu ar trebui să aibă dreptul moral de a parazita întreprinderea, de aceea un sistem de KPI este ceea ce are nevoie compania pentru a controla și aprecia corect munca angajaților. Acest sistem este în favoarea celor ce muncesc și realizează scopurile propuse, respectiv sunt remunerați foarte bine, iar cei care sunt sub planul minim sunt eliberați.
  6. Măsurarea statisticilor pe departamente.
    Fiecare departament trebuie să fie monitorizați după anumiți indicatori cheie. Recomandăm minim cîte 15 indicatori pe departament. Lista cu indicatorii pe departamente este prea lungă pentru a fi publicată aici, de aceea la solicitarea personală vă putem expedia pe email.
  7. Implimentarea unui data centru. (Sau Outsourcing)
    Fluxul de informație este enorm și acesta trebuie să fie sistematizat. În era digitală cel mai corect este sistematizarea prin soft-uri specializate și adaptate fluxului de date și procese din cadrul companiei. Data centrul pe lîngă centralizarea informației va permite accesul în orice colț al lumii.
  8. Organizarea Adunării Generale a Directorilor.
    Deciziile cheie pot fi luate doar în comun cu directorii de departamente. Această „tradiție” stă la baza cursului strategic al întreprinderii. Aici se discută întrebări globale și se setează scopurile atît de lungă durată cît și cele de scurtă durată
  9. Team — Building zilnic/săptămînal/lunar.
    Team-Buildingul este important pentru enegria și atmosfera companiei. Scopul team-buildingurilor este de a ridica tonul emoțional al angajaților și menținerea acestua în entuziasm.
  10. Implementarea unei Sisteme de comunicare/mesagerie internă.
    Pentru ca mesajele, ordinile și tot ce ține de activitatea întreprinderii să fie controlabil vă recomandăm să nu folosiți comunicarea orală sau la telefon. Un email, mesaj sau o scrisoare este de cîteva ori mai eficientă. Orice task nerealizat poate fi regăsit și implimentat.
    Pentru întreprinderile cu mai mulți angajați vă recomandăm un ERP complex, care va permite efectuarea tuturor proceselor în acest soft. Deobicei ERP-urile pot fi construite în dependență de necesități. La acesta puteți conecta diferite module cum ar fi: Marketing, Vînzări, Resurse umane, Depozit, Facturi, Achiziții, Producere, Finanțe etc.
    Cu un astfel de sistem angajații nu vor migra în alte aplicații și vor fi mai productivi.
  11. Implimentarea CRM (Customer Relationship Management)
    CRM-ul este un instrument indispensabil în vânzări, un soft de automatizare a relației vânzătorului cu clientul. CRM-ul îți permite crearea bazei de clienți, adunarea contactelor despre acesta, profile pe rețelele de socializare, pașii procesului de vânzare, contracte, emailuri și multe alte opțiuni. O dată implimentat, managerii de vânzări își măresc eficiența, cresc conversia și ajung la rezultate mai mari.
  12. Angajări continue.
    Cel mai important proces în creșterea companiei sunt angajările, de aceea angajările trebuie să fie continue. Asta înseamnă că departamentul HR promovează locuri vacante și primește permanent CV-uri. Departamentul HR are un proces de recrutare continuu și etapizat pe pași. Inițial formează grupuri de potențiali angajați, care îi testează, apoi aceștia trec mai multe etape de assesment.
  13. Promovarea continuă.
    Promovarea continuă stă la baza vânzărilor, respectiv a încasărilor, iar noi știm foarte bine că de încasări și resurse financiare depinde totul în companie. Un singur manager marketing poate genera cîteva milioane de accesări traffic pe site și poate gestiona cu o campanie mare, important ca procesul de promovare să nu se oprească nici o dată. O dată ajuns la plafon, promovarea se reorientează spre clienții existenți și recomandările care le pot asigura. În promovare trebuie să gândiți în cifre mari, proporționale cu piața de desfacere.
  14. Scripturile de comunicare pentru funcțiile de bază.
    Modelele de comunicare a angajaților este un element cheie în relația internă cît și cea cu clienții. Angajații trebuie să cunoască ce să vorbească, cum să vorbească și cum să răspundă la întrebări. Scripturile contribuie la loializarea clienților, atașarea acestora față de brandul Dvs.
  15. Training pentru angajați (Pentru Fiecare Fișă de Post).
    Pentru angajații noi au loc traininguri video sau cu traineri pe fiecare funcție. Pentru angajații mai vechi, periodic se efectuează traininguri pentru corectarea, îmbunătățirea procedurelor de lucru.
  16. Fișierul Check-List pentru fiecare Fișă de Post.
    Check-List-ul este un document cheie pentru fiecare angajat. Pe baza listelor de control angajatul își îndeplinește obligațiile și execută calitativ procedura funcției de care răspunde.
  17. Angajarea Directorilor de Departamente
    Directorii pe departamente vor simplifica comunicarea și delegarea . Vei comunica cu 5 oameni cheie, iar aceștia la rîndul lor vor organiza fiecare departament în parte, indiferent de mărimea acestua. Din acest moment gestionarea afacerii devine mai simplă și mai organizată.
    Într-o companie bine organizată trebuie să fie minim: Director pe Marketing, Director pe Vânzări, Director Financiar, Director Producere, Director Calitate, Director PR și Director pe dezvoltare.
  18. Angajarea Directorului Executiv.
    Directorul executiv este persoana cheie a executivului. Cu o viziune globală și un management impecabil poate ține sub control toți directorii pe departamente.
  19. Jocul din Companie. Jocul Corporativ.
    Jocul este foarte important pentru clarificarea perspectivei angajaților în companie. Astfel angajații vor cunoaște foarte bine care este următoarea etapă la care pot tinde.
  20. Implimentarea și promovarea serviciilor de “Înțelegere” (Degustație) ( Lead-o-Generare )
    Lead-o-Generarea presupune introducerea unui serviciu relativ ieftin sau gratuit pentru „degustarea” produsului/serviciului Dvs. Implimentînd această strategie, va fi cu mult mai ușor să vindeți un produs puțin conștientizat de piață.
  21. Crearea Site-ului Corporativ.
    Site-ul corporativ trebuie să aibă un scop clar. Trebuie să aibă o viziune clară care va fi comportamentul utilizatorului pe site. Site-ul trebuie să fie optimizat pentru produsele/serviciile Dvs. pentru motoarele de căutare.
  22. Integrarea în Rețele Sociale
    Rețelele de socializare sunt un fel de „must have” al afacerilor din ziua de astăzi. Acestea sunt o punte de comunicare dintre potențialii clienți și afacere. Fiind prezenți pe rețelele de socializare, acestea vă vor permite ca informația Dvs. să fie distribuită la distanța unui click.
  23. Extinderea.Distribuție.Reprezentațe.Agenți.Dealeri.Brokeri.
    O dată pornită vânzarea B2C, este necesară extinderea. Aceasta presupune distribuția produselor în cît mai multe puncte de vânzare sau B2B-ul. Astfel veți folosi fluxul mare de oameni din rețele pentru a genera vânzări fără mari eforturi. De aici afacerea ia un nou unghi de dezvoltare și este posibilă o creștere cuantică.
  24. Legalitatea Afacerii
    Foarte simplu. Achitați impozitele la timp. Fiți corecți cu statul.
  25. Creștere și Dezvoltare
    De aici enjoy o afacere care se dezvoltă cu pași rapizi, totul este automatizat, de la sarcinile angajaților și execuția acestora pînă la sisteme software.

Implimentînd pas cu pas aceste idei veți fi mai aproape de creare a unei companii practic autonome.
Distribuie și Abonează-te cu un Like aici

Pe curînd…



Lasă un răspuns